1.　　　　 以所红头文件方式向院国际合作局行文；

2.　　　　 网上填报《国际/港澳合作交流项目申请表》，网址：http://www.casbic.ac.cn，并打印2份盖所章；

3.　　　　 将研究所行文、《国际/港澳合作交流项目申请表》、邀请信（各一份）寄送院国际合作局学术交流中心派遣部（见际综字2002[32]号文），以上三项用时应在1～２天内完成。

4.　　　　 等待院出国任务批件下达，在此期间要注意与院国际合作局保持联系（催办），注意可网上查询，约需５~10天；

5.　　　　 办理政审，通过党办在分院办理（必须要有出国任务批件），约需2~3天；

6.　　　　 准备相关材料办理护照：

1)　　　  网上填报《护照申办表》；

2)　　　  出国人员所在单位出具的专门办理护照、签证手续的介绍信（附件一）；

3)　　　  中国科学院《出国及赴港澳任务批件》的原件（附件二）；

4)　　　  中国科学院政审批件，编号为中科院审字[199X]……号，此编号三年有效（办护照时要填此号）；
《申请出国护照事项表》（附件三）；

5)　　　  赴港澳地区停留超过半年者，需提供国务院港澳办公室批准的原件；

6)　　　  目前，我院属于出国接受培训的人员有两类：

a)　　　　 指在国外购买了仪器、设备，根据有关合同需赴外国接受培训的出国人员棗这类人员在办理出国护照、签证前，应先到院教育局备案。办理护照时，需提供《出国培训项目备案表》（附件四）；

b)　　　  凡不属上一类情兄的出国培训项目应报院教育局审批，然后由教育局转报上级单位批准。批准手续办完后，办理护照时，需提供上级单位的“国外培训审核件”；

7)　　　  年满60周岁者，需提供所在单位人事部门出具的《未办理离、退休手续证明》（附件五）。已办离、退休手续者，需持本单位关于此次出访必须由该同志参加的证明信或回聘证明，此证明需院人事局认可，并加盖公章；

8)　　　  黑白、小二寸、正面、免冠、光纸照片三张（一次成像照片或彩照均不受理），并填写护照卡片（附件六）；

9)　　　  出国期限超过6个月（含6个月）者，需提供“KW121”表一式四份（附件七）；

10)　　 参加院外单位组团者，需提供组团单位专门发给我院的《出国、赴港澳任务通知书》的原件。

11)　　 以上表格可从网上下载，或见《因公出国人员申办护照和登记手册》P5~P15页，若有新表格，在批件下达时，合作局会将表格一同寄来；

12)　　 以上材料报院签证处后，若有问题，会返回意见，注意可网上查询；

13)　　 护照办理成功，护照办理时间视情况约需7～15天。

7.　　　　 准备相关材料办理签证：

1)　　　  网上在线申办；

2)　　　  有效护照：护照有效期距行期不得少于六个月、持照人必须在护照上签字；

3)　　　 有效邀请信，即：信的落款日期距申请签证日期的时间必须在三个月以内，邀请信的内容必须包括： a．被邀请人的姓名、单位； b．明确的停留日期（起止日期）； c．被邀请人在外的费用和往返旅费的解决办法； d．邀请人的姓名、单位全称、详细地址、电话（传）号码等； e．明确的访问目的； f．手写邀请信或是没有印有邀请人所在单位名称的专用纸的邀请信一般不予受理； g．邀请信必须来自出国人员前往国家的本土，第三国的邀请信无效。以上对邀请信的要求均属外国驻华使馆办理签证时所需的内容和格式，必须严格遵守（本手册后面分国别叙述时，如无特殊要求，对邀请信内容的要求基本省略）。

4)　　　 通过院国际学术交流中心直接到外国驻华使馆办理签证的，需备院内中文照会（附件一）一式两份；少数国家需要英文照会（附件二）；通过外交部领事司到外国驻华使馆办理签证的，需备《申请出国签证事项表》（附件三）一份和外交部签证公函稿纸（附件四）一份，赴香港者，需备《申请香港签证事项表》（附件五）和外交部香港签证公函稿纸（附件六）。填写《申请出国签证事项表》要注意：第一栏派遣部门填“中国科学院”，联系人和电话由国际学术交流中心填写，第二栏审批单位均填写“中国科学院”，批件号分别填写：（9X）科际批字XXX号和中科院审字[199X]XXX号。第三栏国外邀请人情况用中、英文填写；中文照会与公函均用中文填写（除邀请人情况一栏用英文填写，英文照会用英文填写外）。

5)　　　 以上材料报院签证处后，若有问题，会返回意见，注意可网上查询；

6)　　　 签证办理时间视情况约需15～20天。

8.　　　 签证办理成功，出访项目开始执行。（整个过程约需40～60天）